协同办公--中文百科全书

传统定义

协同办公是利用网路、计算机、信息化，而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软体，给办公人员提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款线上软体。随着我国3G、4G、WIFI网路的不断普及，以及移动智慧型终端用户量的不断攀升，人们的要求，已经从传统的OA办公，走向更高要求的移动办公。协同办公平台实际上是协同套用软体的开发平台和运行支撑平台，同时为协同套用提供协同工具和协同引擎服务。

基础功能：

首先，协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯，协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。

其次，协同办公平台是管理和协作的平台。协同办公平台必须能够实现团队协作，比如，项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变，动态适应，实现柔性管理。

再者，协同办公平台是知识中心和套用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织套用、数据、信息和知识。

从某种程度上说，协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时，在此平台之上还要能够部署一些套用，如人事管理、ERP系统等，开发各种协同化的套用——也就是具备协同特徵的各类套用软体。

要实现前述协同办公平台必备的功能，就必需满足以下几个要求，也就是协同的基本特徵：协同办公平台要支持完全的移动性，实现相互独立的不同套用系统可以自然融合；必须具备动态适应能力，一种柔性管理能力，并且能够实现与刚性管理相结合。

OA如果在协同平台上开发，并且在协同运行平台上运行或者嵌入了协同引擎，当然可以成为协同化套用——协同OA，但它和作为协同套用开发和运行平台的协同办公平台却是明显地处在不同的层次。

协同办公是网上办公的高级阶段。在电子政务为公众服务的业务中，各部门将自己的业务通过网际网路来向公众服务，这被称为网上办公。

将各部门的公众服务业务简单地汇集在政府统一的网站并不困难，虽然公众可以利用这一网站来递交服务请求，前提是用户必须要清楚什么事情由哪一部门办理。这个阶段只能称作网上办公的初级阶段。

效果非常好。想一个企业还是拥有了高端的协同办公软体，肯定能提高很大的效率的。

历史演变

起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于档案系统或关係型资料库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了档案等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如档案管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致套用效果不佳。

套用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网路技术的迅速发展也促进了软体技术发生巨大变化，为OA的套用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网路为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规範了组织管理、提高了运营效率。

发展阶段

OA套用软体经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公套用软体应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

分类

管理範畴

从管理对象来分，可以将管理分成业务管理和行为管理。业务管理更侧重于对组织的各种资源的管理，比如财务、材料、产品等相关的管理。而行为管理则更侧重于对组织成员行为的管理，以此而产生了组织的设计、机制的变革、激励、工作计画、个人与团队的协作、文化等等的管理。企业的业务管理和行为管理应该是相辅相成的，就像人的两只手一样，要配合起来才能更好的发挥管理的作用。如果其中任何一只手出了问题，都会对管理的整体带来损失，甚至让企业管理停滞不前，受到严重的阻力。

定位

相对应的，作为管理的工具，信息化软体也可以分为两大类：ERP软体系与协同软体系。其中，ERP软体系包括：财务软体、物流软体、CRM、HR、库存软体甚至各种行业性业务管理软体等，其作用主要是帮助企业业务管理推行落地的。协同软体系包括：协同OA、HR、CRM、绩效、网路、门户、IM、邮件等，其作用主要是帮助企业实现行为管理落地的。

特点

为克服部门导向的网上办公给用户带来的不便，网上办公需要提升到高级阶段，即协同办公阶段。协同办公的网上公众服务应有如下特点:

1.目录採用套用导向而非部门导向。公众能通过自己的套用政务服务需求经由政府统一网站入口，自动导向政府办事入口，不再需要事先了解政府各部门的职能;

2.需要多部门共同协办，用户申请后系统自动驱动多部门办理，不需用户分别对口驱动，各部门协同工作的业务自动完成;

3.为支持目录套用导向与部门协作业务自动驱动，各相关的业务系统将进行跨部门的整合，进行系统再造，通过减少数据冗余、流程改进来提高公共服务的效率。

优势

1.规範管理，提高工作效率

通过工作流系统，员工不用拿着各种档案、申请、单据（比如：公文会签、计画日誌、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网路上进行。一些处理弹性大而不易规範的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。

2.节省运营成本

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规範可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

3.消除信息孤岛、资源孤岛

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

4.促进知识传播

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉澱、传播、套用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

5.提高企业竞争力、凝聚力

员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。