秘书称谓
秘书人员的称谓
社会上对秘书人员的各种称谓打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（人事助理、执行助理）
初级秘书、高级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规範带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规範来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的準确表达。
秘书的类别
按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类
以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医葯秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
秘书的层次
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。
包含4层含义：
体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次
体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差
体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
职业特征
秘书的职业特征
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
秘书日益成为现代社会急需的软人才
秘书是"软人才"中的代表之一。
秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。
工作性质
（一）秘书的根本性质——辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
（二）秘书工作的特征
与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：
1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2.直接性
秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设定上，在工作程式上
3.全面性
是体现在职能辅助的全面性上
是体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
5.被动性
秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
7.机密性
关于这点，我们将在后面具体阐述。
秘书工作的要求
主要可概括为"四个转变"和"六个要求"
（一）秘书工作的"四个转变"
秘书工作"三服务"（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）
秘书工作应该发挥"四个作用"（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）
实现"四个转变"
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；
3.从被动服务转变为主动服务：
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。
（二）秘书工作的六个强调
强调调查研究工作
强调信息工作
强调信访工作
强调协调工作
强调督察工作
强调党务、政务服务工作
秘书工作的内容
职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什麽的问题
职能则是秘书人员在职责範围内一切活动所产生的整体功能，它具有巨观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什麽的问题，还要解决秘书工作为什麽做和应当怎样做的问题。
（一）秘书的职能
1.辅助决策
（1） 辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2） 辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
辅助内容的综合性
辅助时间的经常性
辅助环节的全过程性
（3） 辅助决策的原则
超前原则
定位原则
信息原则
谏诤原则
（4） 辅助决策的过程
协助领导确定目标
协助领导设计方案
协助领导评优选优
协助领导实施反馈
2.协调关系
（1） 协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权範围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
（2） 协调关系的特征
从属性
广泛性
间接性
（3） 协调关系的原则
政策指导
客观公正
平等协商
注重整体
灵活适度
（4） 协调关系的过程
摸清情况
找出症结
恰当协调
督促落实
检查反馈
3.处理信息
（1） 处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、讯息、情报、资料、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物讯息和信号中的内容。
（2） 处理信息的原则
及时性原则
保真性原则
适用性原则
预测性原则
（3） 处理信息的内容
历史信息
上级信息
内部信息
公众信息
社会信息
（4） 处理信息的过程
信息的收集
信息的加工
信息的传递
信息的反馈
信息的储存
4.办理事务
（1） 办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
（2） 办理事务的特征
综合性
服务性
繁琐性
突击性
（3） 办理事务的原则
被动中求主动
原则中求灵活
繁杂中求规範
（4） 办理事务的程式
自然程式
理论程式
指令程式
法定程式
技术程式
习惯程式
（二）秘书的职责
大致也有以下11个方面：
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
接待事务（来访接待、安排服务等）
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议档案的处理等）
行政事务
信访事务（民众的来信来访或顾客的投诉处理等）
调查研究事务（蒐集信息，提供可行性的方案供领导选择）
文书档案事务（文书撰写、製作、处理和档案管理）
写作事务（各种文体的写作）
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
其他领导临时交办的任务
相关介绍
秘书的涵义
①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务
秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点。
从秘书职位的角度来看，秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。
中国古代秘书工作
1、起源：炎黄殷商
前提：A社会组织、领导者需要辅助人员；
B 文字书面信息的使用
2、各朝具体情况
原始社会后期：皇帝设“六相”，以仓颉为史官；
尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职兼秘书工作
特点：工作範围不广，一人负责多事，分工不明，但已脱离萌芽状态，有一定雏形
夏商周：我国秘书工作正式确立
夏朝建立，製度完善，秘书产生，太史令、左右史、秩宗
殷商：巫史合一，称为“史巫”，负责佔卜、传达王命、保管文书
西周：史巫分家，史官认秘书工作
春秋战国：社会大变革，对内参与国王决策、起草文书、宣布命令；对外接访、信件
特点：分工明确、职责重大、地位上升、可以参政
秦汉：秦：御史大夫相当于现在的秘书长
汉：尚书台掌管奏章、参与决策；主薄、书佐为中下层秘书，保管文书、写公文
特点：地位空前上升，身兼多职
汉魏：曹操改秘书为秘书令
两晋：设秘书寺，下设秘书卿，秘书少卿，秘书丞，主簿官，形成完整秘书机构
特点：汉魏统治阶级内部争权激烈，低级秘书提拔为高级秘书
隋唐：
隋：避讳“忠”，中书省改为内史省，中书监改为内史监，门下省改为纳言
唐：中书省出令，门下省审议，尚书执行
唐玄宗：翰林学士，内相，学士型秘书
军队：秘书官，参军 地方：参事，主簿，书吏
特点：要求高，科举，书法，文理判事，口才，外貌
宋元：
宋：中央集权空前集中，只有中书省参与机密，设枢密院
元：曾设行中书省，行枢密院
特点：a机构更繁杂，分工细密
军政分立，秘书工作分为枢密院，中书省
c严格考选製度
明清：
明：内阁，六科，通政司，六书房，后期有司礼监
清：内阁，南书房，军机处 地方：师爷
特点：已形成系统完备严密的秘书工作体製，皇权统治，行政管理的重要组成部分
中国近现代秘书工作
1、 清末：纯粹以“秘书”二字命名秘书工作
2、 辛亥：承政厅、秘书长、政府文秘
3、 国民政府：从中央到地方建立健全秘书工作，明文规定职责，加强文书工作
4、 新中国：适合社会主义的工作组织组织製度，秘书长、办公厅主任
5、 当代:公务秘书，私人秘书
外国古代秘书工作
英：处理国王通信，处理机密的高官
日：秘书是官职，中央政府一级的部长助理
俄、法：秘密的文字材料
外国近现代秘书工作
美:1、政府秘书、行政、法律、公司、经理、专业、技术、医学、教育、财经、通信、首席文字处理员、文字处理员
2、秘书机构：白宫办公厅、国务院、对外秘书服务处、联合国秘书处
3、秘书教育与考试，特许职业秘书考试
4、社会、专业、智慧型化
英：1秘书机构：内阁办公厅，内阁秘书处，内阁常务秘书，下院事物处、下议院长办事处
2、职级种类：（政府、私人、公司）行政-执行-文书、办事员-助理
3考试
日：日本型秘书、欧美型秘书；公务-事务-外事-企业-私人
级别：见习-初-中-高
宫内厅-内阁官方-总理本府-大臣官房交谈机构
秘书官职化时代
1.中国秘书官职化时代
在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。
即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：
宫禁裏的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。"
指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士製作的一种预算吉凶的隐语。
至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是东汉末年
魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上载下达的职责。
至清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
2.国外秘书官职化时代
西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）
quot;秘书"这个词来源于保密者。指那些被国王和王后僱佣来保守国家和私人秘密的人.
今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员
Secretary of State 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。
The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相
The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣
Chief Cabinet Secretary 日本的"内阁官房长官"
沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。
资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。
贵族成员多喜欢僱佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。如英国着名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任着名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的着名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。
总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期称为秘书官职化时代。
秘书社会化时期
1.国外秘书工作的社会化、职业化发展
英文Secretary出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。
第一个字母S小写的时候，就泛指受僱佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员
2.我国秘书的社会化职业化发展
我国的私人秘书始于清朝，称幕客
幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称师爷
由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,
不佔政府机构编製，是地方长官的私人秘书
改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。
改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。
秘书和秘书实务的涵义
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
该定义可从3个角度来理解:
秘书服务的根本对象是领导者
秘书活动的基本方式是处理信息和事务
秘书活动的根本性质是辅助性
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。
国外秘书工作的职业特点和发展趋势
（一）国外秘书工作的职业特点
1.社会化、行业化
2.专业化、知识化
3.自动化、高科技化（既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？）
4.科学化、製度化
以马裏兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程式、电脑套用、秘书学、体育、会计学。
行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书準则等。
法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书準则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程式、联邦及马裏兰州法院条例等。
医葯秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医葯学、医葯专门术语、
美国 "秘书专业证书"（CPS）考试，行政管理协会（AMS）还举办了CAM考试，英国有"特许秘书和行政人员工会"（ICSA）
法国有秘书的职业培训和考试製度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。
德国专门开办了"欧洲秘书培训班"，并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。
日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。
（二）国外秘书工作的发展趋势
1．秘书工作日益向智慧型型转化。
2．秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。
3.对秘书理论的研究日益加强。
各国秘书工作的发展简况
（一）美国的秘书工作
1.美国秘书工作概况
2.美国秘书的分类和分级
（二）英国的秘书工作
1.英国秘书工作概况
2.英国国家秘书的分类
（三）德国的秘书工作
1.德国秘书工作概况
2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
（四）法国的秘书工作
1.法国秘书工作概况
2.法国的政府秘书机构及其主要工作
（五）日本的秘书工作
1.日本的秘书与秘书工作概况
2.日本秘书的类别及其工作的主要内容引九、"国际行政管理者协会会"和秘书节 INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP，即"国际行政管理者协会会"，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为"国际职业秘书协会"（PROFESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏裏州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、义大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾省、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。
其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的貭素和水準；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。
quot;国际行政管理者协会"提供给会员的刊物有：
《秘书》杂志: 为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术
《秘书工作範例》: 为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特徵
《职业秘书道德準则》: 建立和传播职业行为标準，体现秘书的职业道德观念。
quot;国际行政管理者协会"每年举办"特许职业秘书考试"，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程式等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获"特许职业秘书"资格（简称CPS）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。
自1952年起，"国际行政管理者协会"还将每年4月最后一个工作周定为"秘书周"，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室裏工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，"国际行政管理者协会"宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。
加拿大总理克雷蒂安的贺词：
我很高兴对参加2002年行政专员周和50周年庆典的各位致以最热烈的祝贺。纪念周为领导者提供了一个认可在加拿大及世界各地行政人员所做出的贡献的很好机会。行政专员工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和具有异常完美的组织协调能力。我希望和领导者及其需要合作工作的人一起，为你们的辛勤工作和杰出贡献致以真诚祝贺。
秘书该掌握哪些职业技能
在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，她们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作範畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、电脑软体套用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、档案信息整理、办公室管理等方面。
秘书基础知识这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。在21世纪，秘书需要有以下五方面的能力：
一、多元化才能。秘书套用懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和电脑技能。
二、组织能力。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计画，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计画表、档案和电子档案。
三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。
四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断成长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上电脑套用的发展步伐。
五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。
职业背景
随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。为促进秘书工作现代化，提高秘书人员的业务貭素和工作能力，国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗，并在企事业单位推广秘书职业资格证书製度。按照劳动和社会保障部安排，定于2008年5月对从事秘书工作的人员进行国家职业资格全国统一鑒定。
本职业共设四个等级：初级（国家职业资格五级）、中级（国家职业资格四级）、高级（国家职业资格三级）、技师（国家职业资格二级）。
培训对象
从事办公室程式性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员以及秘书专业专科学历的在校生、应、往届毕业生。
秘书考试简介
秘书职业资格考试是在国内从事秘书职业的资格準入性考试，是由国家劳动和社会保障部职业技能鑒定中心组织的全国统一鑒定考试，一般每年举办两次，在六月份和十一月份各开考一次。考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。
职业等级
本职业共设四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。
08年开展二级秘书的全国统一鑒定。
中国外资企业秘书分三类：
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；
中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和準备会议等。多为大专或大学部毕业。
高级秘书（经理助理）——能起草重要的契约文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素养和较高的套用写作能力。
申报条件
（一）五级秘书（具备以下条件之一者）：
1、经五级秘书正规培训达规定标準学时数，并取得结业证书。
2、在本职业连续见习工作2年以上。
（二）四级秘书（具备以下条件之一者）：
1、取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标準学时数，并取得结业证书。
2、取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。
3、连续从事本职业工作4年以上。
4、取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。
（三）三级秘书（具备以下条件之一者）：
1、取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标準学时数，并取得结业证书。
2、取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。
3、取得大学大学部毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。
（四）二级秘书（具备以下条件之一者）：
1、取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标準学时数，并取得结业证书。
2、取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。
3、取得大学大学部毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。
